Här kan du ta del av övergripande information om varför, hur och med vilket lagstöd Myndigheten för kulturanalys (Kulturanalys) behandlar dina personuppgifter. Även vilka rättigheter du har gällande Kulturanalys behandling av dina personuppgifter.
Kulturanalys är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som vi utför. Det innebär att vi bestämmer varför dina personuppgifter ska behandlas och hur det ska gå till. Kulturanalys har i uppdrag att utvärdera, analysera och redovisa effekter av förslag och genomförda åtgärder inom det kulturpolitiska området i Sverige och har ansvaret för merparten av den officiella statistiken inom kultur och fritid. För att vi ska kunna utföra vårt uppdrag måste vi behandla en mängd olika personuppgifter.
Behandling av personuppgifter sker i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (EU:s dataskyddsförordning) och lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning (dataskyddslagen). Denna lagstiftning omfattar all behandling som sker på automatisk väg samt manuella register.
Vad är personuppgifter och vad är behandling av personuppgifter?
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till dig som person. Det kan till exempel vara ditt namn, personnummer, kontaktuppgifter, bilder och ljudupptagningar där du medverkar och kan identifieras.
Med behandling av personuppgifter menas i princip allt som går att göra med uppgifterna. Det kan till exempel vara att samla in, läsa, registrera, lagra, ändra, radera, strukturera, samköra eller skriva ut uppgifterna.
Läs mer om personuppgifter på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats
Offentlighetsprincipen
Eftersom Kulturanalys är en myndighet följer vi offentlighetsprincipen. Syftet med offentlighetsprincipen är att göra det möjligt för allmänheten och massmedia att ha insyn i myndigheternas verksamhet. Det innebär att handlingar som skickas till oss diarieförs och blir allmänna handlingar som på begäran kan lämnas ut, om de inte omfattas av sekretess.
Reglerna om offentlighetsprincipen och allmänna handlingar finns bland annat i tryckfrihetsförordningen och i offentlighets- och sekretesslagen.
Tryckfrihetsförordningen har företräde framför EU:s dataskyddsförordning och dataskyddslagens bestämmelser. Vi får därför behandla personuppgifter för att lämna ut dem i enlighet med offentlighetsprincipen även om utlämnandet inte omfattas av ändamålen för behandlingen av uppgifterna.
Så här behandlar Kulturanalys personuppgifter i statistik- och analysverksamheten
Kulturanalys behandlar personuppgifter i statistik- och analysverksamheten för att vi ska kunna fullgöra vårt uppdrag.
Främst handlar det om namn och kontaktuppgifter till personer som ska lämna uppgifter för offentlig statistik. I den registerdata (personuppgifter från olika register hos andra myndigheter, exempelvis Statistikmyndigheten SCB) som vi hämtar in kan vi inte se vem uppgifterna avser.
Vi genomför också intervjuer och enkätundersökningar med enskilda personer och behöver då behandla personuppgifter. De personuppgifter som behandlas är till exempel namn och e-postadress.
Behandling av personuppgifter i statistik- och analysverksamheten är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.
Så här behandlar Kulturanalys personuppgifter vid ansökan om arbete och praktikplats
Kulturanalys behandlar personuppgifter (namn, kontaktuppgifter, utbildnings-bakgrund, arbetslivserfarenhet och övriga personuppgifter som du själv väljer att uppge i ansökan) när du lämnar in en ansökan om arbete eller praktikplats. Personuppgifterna behandlas för att vi ska kunna administrera ansökan och tillsätta tjänsten. Den rättsliga grunden är att utföra en uppgift av allmänt intresse.
Så här behandlar Kulturanalys personuppgifter vid kommunikation via e-post
Kulturanalys behandlar personuppgifter (namn och e-postadress) när du skickar e-post till myndigheten. Behandlingen sker för att kunna kontakta dig. Den rättsliga grunden är att utföra en uppgift av allmänt intresse.
Så här behandlar Kulturanalys personuppgifter vid beställning av rapporter
Kulturanalys behandlar personuppgifter (namn, adress, e-postadress och telefonnummer) när du beställer Kulturanalys rapporter. Behandlingen sker för att Kulturanalys ska kunna administrera beställningen och skicka ut rapporten till dig. Den rättsliga grunden är att fullgöra det avtal som ingåtts i samband med din beställning.
Så här behandlar Kulturanalys personuppgifter vid anmälan till seminarier och konferenser
Kulturanalys behandlar personuppgifter (namn och e-postadress) när du anmäler dig till seminarier och konferenser. Behandlingen sker för att Kulturanalys ska kunna administrera anmälan och följa upp arbetet. Den rättsliga grunden för behandlingen är att fullgöra det avtal som ingåtts i samband med din anmälan och för att utföra en uppgift av allmänt intresse.
Så här behandlar Kulturanalys personuppgifter vid offentlig upphandling och vid ingående av avtal
Kulturanalys behandlar personuppgifter (namn och kontaktuppgifter) för att kommunicera och handlägga upphandlingsärenden. Den rättsliga grunden för behandlingen är att utföra en uppgift av allmänt intresse. När vi ingår ett avtal behandlar vi uppgifterna i syfte att genomföra avtalsuppföljning, fakturahantering och ekonomisk uppföljning. Den rättsliga grunden för behandlingen är fullgörande av avtal.
Vem kan ta del av personuppgifter?
De som kan få del av personuppgifterna är medarbetare på Kulturanalys som behöver dem för att utföra sina arbetsuppgifter.
I vissa fall använder vi personuppgiftsbiträden som får del av och behandlar personuppgifter för Kulturanalys räkning. Personuppgiftsbiträden får endast behandla personuppgifter enligt de ändamål och instruktioner som vi lämnar och Kulturanalys ansvarar fortfarande för behandlingen. När personuppgifter ska behandlas av ett personuppgiftsbiträde upprättas ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal. Vi använder exempelvis personuppgiftsbiträde för vissa IT-tjänster.
Om personuppgifterna ingår i en allmän handling kan de komma att lämnas ut vid en begäran om att få ta del av en sådan handling om de inte omfattas av sekretess.
Hur länge sparar Kulturanalys personuppgifter?
Som statlig myndighet är utgångspunkten enligt arkivlagstiftningen att myndigheten ska bevara allmänna handlingar. Kulturanalys följer regler om bevarande och gallrar allmänna handlingar i enlighet med gällande gallringsregler och beslut. De personuppgifter Kulturanalys samlar in behandlas för olika ändamål och sparas därmed under olika lång tid beroende på vad de ska användas till och beroende på vad det finns för skyldigheter enligt lag. Personuppgifter som inte ingår i en allmän handling sparas endast så länge de är nödvändiga för de ändamål som de behandlas för.
Ansökningshandlingar i samband med rekrytering, som inte avser den som har fått tjänsten eller person som har överklagat tillsättningsbeslutet gallras två år efter att anställningsbeslutet vunnit laga kraft. Spontanansökningar som inte avser någon utlyst tjänst gallras omedelbart eller alternativt efter att kontakt tagits med den som skickat in ansökan.
Personuppgifter vid beställningar av rapporter raderas efter att rapporten skickats till beställaren.
Dina rättigheter
Som registrerad har du flera rättigheter. Om du som registrerad hos Kulturanalys vill utöva dina rättigheter eller har frågor som rör myndighetens behandling av dina personuppgifter kan du vända dig till myndighetens dataskyddsombud, e-post dataskyddsombud@kulturanalys.se
Rätt till information (registerutdrag)
Rätten till information är en grundläggande del av dina rättigheter. Rättigheten innebär att du har rätt att få klar och tydlig information när Kulturanalys samlar in och behandlar dina personuppgifter.
Du har rätt att få ett besked som klargör om vi behandlar personuppgifter som rör dig och i så fall få en kopia av dessa, ett så kallat registerutdrag, tillsammans med viss närmare information om bland annat för vilka ändamål vi behandlar uppgifterna och vilken rättslig grund som används.
Rätt till rättelse
Kulturanalys är ansvariga för att se till att de uppgifter vi behandlar om dig är riktiga och uppdaterade. Rätten till rättelse innebär att du, om du upptäcker att en uppgift som rör dig är felaktig eller ofullständig, har rätt att få uppgiften rättad eller kompletterad utan att det tar onödigt långt tid.
Rätt att göra invändningar
När Kulturanalys behandlar personuppgifter för att kunna utföra arbetsuppgifter av allmänt intresse har du rätt att när som helst invända mot behandlingen. Om vi inte kan visa att det finns avgörande berättigade skäl att fortsätta att behandla uppgifterna måste vi upphöra med behandlingen.
Rätt till begränsning av behandling
Du har rätt att kräva att Kulturanalys begränsar personuppgiftsbehandlingen om dig under vissa förutsättningar. Med begränsning menas att vissa uppgifter markeras så att de i framtiden bara får behandlas för vissa avgränsade syften.
Genom att begära en begränsning har du, i vart fall under en viss tid, möjlighet att stoppa oss från att använda uppgifterna annat än för att exempelvis försvara rättsliga anspråk. Du kan även hindra myndigheten från att radera uppgifterna, till exempel om du behöver uppgifterna för att kräva skadestånd.
Rätt till radering (rätt att bli bortglömd)
Rätten till radering innebär att du har rätt att få dina personuppgifter raderade under vissa förutsättningar, bland annat om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för ändamålen eller om personuppgifterna har behandlats på ett olagligt sätt.
När dina personuppgifter behövs för att vi ska kunna fullgöra vårt uppdrag eller om de ingår som en del av en allmän handling har vi ingen möjlighet att radera uppgifterna.
Rätt att flytta dina personuppgifter (dataportabilitet)
Om Kulturanalys behandlar personuppgifter om dig för att uppfylla ett avtal har du i vissa fall möjlighet att få ut personuppgifter som rör dig för att använda dessa på annat håll, exempelvis överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig.
Rätt att framföra klagomål mot Kulturanalys behandling av dina personuppgifter
Om du är missnöjd med vår behandling av dina personuppgifter och anser att den strider mot EU:s dataskyddsförordning, kan du vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) och framföra klagomål. IMY är tillsynsmyndighet för personuppgiftsbehandling med ansvar för att övervaka tillämpningen av EU:s dataskyddsförordning.
Läs mer om dina rättigheter på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats
Kontaktuppgifter
Myndigheten för kulturanalys (org.nr 202100-6404) är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter enligt ovan vilket innebär att vi ansvarar för att personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning. Detta är våra kontaktuppgifter:
Myndigheten för kulturanalys
Box 1001
405 21 Göteborg
e-post: info@kulturanalys.se
telefon: 031-395 20 00 (växel)